Facilitatívne princípy vedenia tímu

Ako byť úspešný v diskusii? Ako si pripraviť ciele a agendu diskusie na skupinové stretnutie? Potrebujete zvládnuť kolegov, ktorí sa na stretnutí správajú rušivo? Aké facilitatívne princípy treba využívať pri vedení ľudí?

História komunikácie

Komunikácia ako pojem nemá jednotnú a ustálenú definíciu. Pojem pochádza z latinského slova communicare, čo v preklade znamená zverovať sa. V bežnom živote vnímame komunikáciu ako rozhovor dvoch alebo viacerých osôb, ktoré si prostredníctvom verbálnych a neverbálnych aspektov komunikácie vymieňajú informácie.

Od pradávna ľudia komunikujú alebo vedú rozhovor formou diskusie. Už neandertálci využívali komunikáciu pri love zvieraťa. Prvé známe formy prenosu informácií využívali aj osoby na to určené, tzv. poslovia, ktorí zabezpečovali prenos listov, dokumentov a pod., prípadne k tomu využívali poštové holuby. Keďže dané typy prenosu informácií boli zdĺhavé a často nenašli adresátov, ľudia sa snažili vymyslieť rýchlejší a efektívnejší spôsob prenosu informácií. Prenos informácií využívali aj Indiáni, ktorí prostredníctvom dymových signálov alebo signálov ohňa dokázali informovať kmeň o prípadnej hrozbe alebo o potrebe pomoci iného kmeňa. Gréci približne 200 rokov pred Kristom vynikali tým, že ku komunikácii využívali prenos signálov tak, že z pridelenej tabule vyberali písmena a skladali slová. Forma komunikácie bola veľmi vágna a nepresná, pretože obsluhu tabule tvorili zväčša vojaci, príp. ľudia zo strednej vrstvy, ktorí boli negramotní. Tieto formy komunikácie vnímame ako prvotné typy prenosu verbálnych a neverbálnych informácií. Prinútili ľudí zamyslieť sa nad tým, ako komunikáciu zrýchliť a zefektívniť.

V dnešnej kybernetickej dobe nám mobilný telefón umožňuje komunikovať alebo viesť diskusiu kdekoľvek na svete. Ak sa chceme spojiť s človekom, ktorý je niekoľko tisíc kilometrov vzdialený od nás, nie je to žiaden problém. Prostredníctvom internetu, sociálnych sietí, emailu, prostredníctvom televízie dokážeme komunikovať s kýmkoľvek a ktokoľvek dokáže komunikovať s nami. Francúzsky vynálezca Claude Chappe d´ Auteroche v roku 1792 demonštroval systém optického prenosu informácií známeho ako telegraf. Išlo o jednoduché zariadenie, ktoré slúžilo na prenos veľkého množstva údajov a informácií prostredníctvom impulzov, ktoré sa presúvali zo spínača cez cievku až po pohyblivú magnetku na druhej strane. Telegraf si získaval popularitu po celom svete. Prvou krajinou, ktorá mala sieť prijímačov signálov od seba vzdialenú 10 až 25 kilometrov, bolo Francúzsko. Tento spôsob komunikácie umožňoval najmä Napoleonovi kontrolovať celú krajinu. Clauda Chappe d´ Auteroche možno považovať za prvého podnikateľa v oblasti telekomunikácie.

Objavom prvého optického prenosu a neskôr vynájdením elektrického prúdu bolo zrejmé, že vývoj prenosu nových poznatkov sa nezastaví. Samuel Morse, Thomas Edison, ale aj slovenský rodák Jozef Murgaš využili diery v prenose informácií. Jozef Murgaša napríklad uskutočnil rádiový prenos hovoreného slova. V roku 1904 mu bol pridelený patent známy ako zariadenie na bezdrôtovú telegrafiu a spôsob prenášania správ bezdrôtovou telegrafiou.  roku 1905 uskuVtočnil prvý rozhovor medzi dvoma obcami v Amerike, ktoré boli od seba vzdialené približne 30 kilometrov, a tak sa zapísal nielen do histórie slovenského povedomia, ale aj do sveta komunikácie ako významná osobnosť.

Kvalita diskusie

Kvalita diskusie závisí od toho, ako sa na ňu človek pripraví. Platí to aj v prípade vedenia diskusií v pedagogickom tíme. Vďaka dobrej príprave dokážeme predísť chybám, vyhnúť sa problémom. Pred otvorením diskusie napr. na pracovnej porade, v metodickom orgáne, vo výchovnej skupine, na plenárnom zasadnutí rodičovského združenia, je dôležité stanoviť si jej ciele. Ak máme stanovené ciele diskusie, prechádzame k problematike výberu miesta.

Vhodný výber miesta diskusie, resp. zasadnutia metodického orgánu školy dokáže ovplyvniť názory, ale aj výsledok rozhodnutia.

Príklad:

Definovať cieľ a vybrať správne miesto rozhodne nestačí. Dôležitý je aj čas a vhodné časové naplánovanie tém diskusie. Jeho súčasťou je aj informovanie pedagogických zamestnancov, odborných zamestnancov o priebehu diskusie, teda o tom, ktorá téma je jej predmetom v konkrétnom čase.

V praxi sa možno stretnúť s tým, že ťažšie problémy, resp. zložitejšie témy riešime ako prvé a ľahšie riešiteľné situácie nechávame na koniec. Dôležité je aj rozdelenie úloh medzi diskutujúce osoby. V diskusii možno nájsť facilitátora, zapisovateľa, časomerača, uvádzača, usporiadateľa, pokladníka a pozorovateľa atmosféry, nálady a reakcií ľudí.

Rozdelenie úloh medzi diskutujúce osoby dokáže vniesť flexibilitu a pružnosť do riešenia problémov komunikácie a dokáže vhodne ovplyvniť jej priebeh,

Facilitátor diskusie

Facilitátor je osoba, ktorá zabezpečuje, aby stretnutie dobre napredovalo podľa programu, aby boli dodržané ciele, a diskusia spĺňala svoj účel, snaží sa o to, aby sa všetci vhodne zapájali do diskusie a koriguje diskusiu.

„V pedagogike a vzdelávaní dospelých sa pod facilitáciou často myslí participatívne trénovanie a spôsob, ktorý neodovzdáva hotové poznatky, ale správne položenými otázkami provokuje skupinu, aby sama nachádzala nové riešenia. V riadení sa pod facilitáciou často rozumie usmerňovanie, vedenie, preberanie zodpovednosti v zmysle ukazovania smeru podriadeným, leadership, ktorý je postavený viac na supervízii než priamych pokynoch a kontrole zvonka.“( Schwartz, R. M, 1984)

Pokyny pre dobrú facilitáciu diskusie

• Začať stretnutie v presne dohodnutý čas. Pri veľkých stretnutiach treba začať najneskôr do 10 až 15 minút po plánovanom čase. Malé stretnutia, napr. pracovné schôdzky treba začať vždy v presne dohodnutý čas.
• Zabezpečiť zadelenie úloh. Treba dbať na to, aby každý z organizátorov diskusie vedel, čo má robiť a bol na svojom mieste (zapisovateľ, časomerač, uvádzač, usporiadateľ a pod.).
• Privítať a predstaviť hostí aj účastníkov diskusie. Nikoho neopomenúť. Vytvoriť priestor na vlastné predstavenie sa.
• Oboznámiť prítomných s programom a vysvetliť ciele stretnutia. Overiť si, či všetci zúčastnení súhlasia s navrhnutým programom, alebo navrhujú v ňom zmeny, doplnenia.
• Navrhnúť pravidlá stretnutia. Mali by byť jasné, vecné, ľahko pochopiteľné a nemalo by ich byť veľa, aby sa v nich účastníci stretnutia nestratili.
• Byť flexibilní v sporných situáciách. Niekedy sa stane, že problém, o ktorom sa rozprúdi diskusia, je tak závažný, že mu treba venovať viac času a dotiahnuť riešenie problému do konca.
• Povzbudzovať v diskusii nesmelých a mierniť správanie tých, ktorí sa snažia príliš dominovať. Používať napr. vetu: „Dajme teraz slovo tým, ktorí dnes ešte nehovorili.“

Hlavnou úlohou facilitátora je stimulovať výmenu skúseností a informácií medzi členmi skupiny.

Facilitátor má povzbudzovať všetkých členov metodického orgánu školy,  najmä tichých, nesmelých ľudí a nových členov tímu, aby sa na stretnutí vzájomne dopĺňali.

Facilitátor:

• identifikuje podstatné body diskusie,
• sumarizuje a objasňuje stav, do ktorého dospela diskusia,
• udržiava pozornosť diskutujúcich na tému stretnutia a usmerňujte ich tak, aby hovorili k veci,
• dbajte o to, aby stretnutie smerovalo ku konkrétnej akcii,
• aktívne počúva diskutujúcich,
• zabezpečí, aby diskusia bola fair-play.

Pred skončením stretnutia zosumarizuje všetky body, na ktorých sa účastníci dohodli, poďakuje a ukončí stretnutie v dohodnutom čase.[1]

Dimenzie facilitovania diskusií

Jeden z uznávaných autorov v oblasti facilitovania diskusii Brit John Heron takmer pred tridsiatimi rokmi ponúkol model šiestich dimenzií facilitácie[2]. Ide o direktívnosť – nedirektívnosť, interpretatívnosť – neinterpretatívnosť, konfrontovanie – nekonfrontovanie, katarktickosť – nekartaktickosť, štrukturovanie – neštrukturovanie, otvorenosť –  neotvorenosť v práci facilitátora. Podľa týchto dimenzii sa hodnotí štýl samotného facilitátora. Vychádzal zo skúseností, keď facilitátor realizuje vhodné intervencie, ktorými sa  dajú  odstrániť  prekážky, ktoré bránia v efektívnom  riadení facilitátora.

Dimenzie facilitovania diskusií:

• Dimenzia plánovania – cielené činnosti, ktoré vedú skupinu k vytýčeniu a plánovaniu krokov. Ide o schopnosť zorganizovať plánovacie kroky, ktoré pomôžu skupine, komunite zvládnuť proces riešenia problému. Ide o schopnosť zameriavať sa na budúcnosť, uvažovať o najvhodnejšej sekvencii krokov.
• Dimenzia zmyslu – kognitívne aspekty facilitovania diskusie, ktoré sa vzťahujú k porozumeniu koncepcií, zmyslu akcií, skúseností skupiny a jej členov, činnosti, ktoré umožňujú vyjasniť sporné body v diskusii, presne pomenovať, o čom sa vedie diskusia, nachádzať zmysel v nejasných alebo komplikovaných debatách.
• Dimenzia konfrontácie – činnosti facilitátora, ktorými poukazuje na nezrovnalosti medzi doterajším pomenovaním javov a príznakmi reality, ktoré jej nezodpovedajú; poukazovanie na nutnosť hovoriť o tabuizovaných témach, o nepríjemných otázkach; niekedy dokonca ide o provokujúce otázky a výroky, ktorých cieľom je prostredníctvom búrlivejšej odozvy upozorniť na problémy a katalyzovať ich riešenie.
• Dimenzia cítenia – činnosti, ktoré umožňujú skupine prežívať a vymieňať si emócie, pracujú s klímou. Postihuje afektívne aspekty facilitovania. Vo verejnej diskusii je niekedy primerané sa aj odmlčať, prejaviť uznanie, súdržnosť, pochopenie.
• Dimenzia štruktúrovania – činnosti, ktoré sú najviac spojené s dizajnom stretnutia a s možnosťou pružne upravovať priebeh diskusie. Patrí tu rámcovanie diskusie, rozumné formulovanie otázok, na ktoré sa má odpovedať, primerané dávkovanie prestávok a ich dĺžka, práca so zápismi zo stretnutí.
• Dimenzia hodnotenia – činnosti, ktoré podporujú atmosféru v skupine, rešpektovanie názorov druhých, ich autonómnosť a nezávislý pohľad. Oceňovanie rôznorodosti, nápadov a vzájomného prínosu (podľa Kemp, J. M., 1996).

Osoby nevhodné k facilitovaniu diskusie

Nie každá osoba v pedagogickom či odbornom tíme zvládne facilitovanie diskusie.Zvýšenú pozornosť treba venovať osobám, ktoré:

• pri procese tvorby, prípravy diskusie nenechajú rozprávať nikoho, ani osoby, ktorých sa diskusia priamo dotýka; ak sa stane, že im niekto do diskusie začne vnášať svoje nápady alebo myšlienky, veľmi ľahko sa vedia rozčúliť, neprijímajú nápady od iných osôb; výmenu názorov nevedia prijať; sú presvedčení, že bez nich sa v debate nemožno pohnúť ďalej,
• ide o osoby, ktoré vnímajú tému, ako šancu bojovať; myslia si, že úspech je najdôležitejší; vnímajú, že všetka moc je v ich rukách a oni si môžu robiť, čo chcú; vyhlasujú nariadenia, vydávajú rozkazy a berú to ako splnené príkazy;
• svoju úlohu vnímajú tak, že si potrebujú všetko dôkladne pripraviť, nachystať; majú pripravené schémy, plány, rozdeľujú roly a úlohy; ak sa stane, že situácia naberie iný smer, nevedia, ako majú reagovať a ako sa majú správať (upravené podľa Heron, John 1977).

Záver

Diskusia by mala byť prínosom pre všetky diskutujúce strany. Úspech priebehu diskusie môžu zaručiť aj detaily. Osoby, ktoré sa diskusie zúčastnia, by mali získané informácie vedieť zužitkovať v ďalšej výchovno-vzdelávacej činnosti, pri manažovaní tímu, rozhodovaní sa v konkrétnych situáciách, pri tréningovom procese alebo pri vhodnom motivovaní ľudí v činnosti.